Creando Minutas Efectivas

Por Taís Agulhari el febrero 20, 2015 en Gestión de Proyectos
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En el mundo de la gestión de proyectos, la documentación es siempre un tema débil. Ocurren conversaciones en salas de reuniones y pasillos – y generalmente el único registro es la memoria de las personas involucradas (y como la mayoría de nosotros sabe, los recuerdos son registros imperfectos). Mientras no existe nada que el gerente de proyectos pueda hacer por capturar las conversaciones de pasillo o ascensor, él debe trabajar duro para asegurarse de que cualquier reunión sea documentada detalladamente para que todas las partes tengan consciencia de lo que fue discutido y sobre las decisiones tomadas durante cada reunión.

A continuación, algunos puntos destacados para asegurarse de que las minutas sean efectivas en las reuniones que ocurren durante el proyecto:

Una persona que registre

Primero, debería haber una persona en la reunión cuya única responsabilidad es confeccionar la minuta de la reunión. Es importante que esta persona entienda bien lo que se está discutiendo para que no se pierda en la discusión. Por otro lado, esta persona no debería ser parte interesada de la discusión, pues su foco debe estar en confeccionar la minuta, no en participar.

Este rol es una excelente oportunidad para ser cubierto por un analista de proyectos o negocios, pues se puede aprender mucho sólo con confeccionar minutas de las discusiones de proyectos. Todos deben saber quien es responsable de confeccionar las minutas. A veces, lo ideal es que, el que registra, esté físicamente presente en la sala con la mayoría de los participantes, pero con tantas personas trabajando de manera remota ahora, esto ni siempre es posible. Si el que registra las minutas está al teléfono, entonces el facilitador de la reunión debe poner especial atención para que él pueda escuchar toda la discusión y que puedan capturar todo lo que necesitan.

Separar la información importante

La información importante rescatada de las reuniones no debe quedar escondida en páginas y páginas del resumen de las discusiones. La plantilla usada para registrar las minutas debería incluir secciones separadas para información importante. Esto podría incluir ítems de acción, de decisiones tomadas o de temas que deben ser monitoreados por ciertas personas.

Si no es posible separar estos ítems durante la reunión, la persona que registra en la reunión debería ser capaz de revisar dichas notas y desde ahí extraer los puntos importantes de manera que sea posible destacarlos en el documento después de la reunión. Eso ayudará a todos los que necesiten usar las notas importantes para obtener la información que necesitan de forma rápida. Seria aun mejor si estos temas son también guardados en algún lugar accesible a todos los integrantes del equipo, además del documento.

Ubicación central

Capturar los temas e informaciónes más importantes de una reunión de proyecto está muy bien, pero si dos mese después nadie puede encontrar el documento, es un desperdicio. Todas las minutas deben estar archivadas en un lugar central fácil de ubicar por todos los integrantes del equipo. Todos deben estar al tanto de la ubicación y no deben tener que busear para encontrar la información. Lo ideal sería subir el documento a una base de datos ubicable. De esta manera, cuando alguien quiere saber sobre las reglas del negocio para procesar cheques bancarios, se puede ir al archivo general y hacer una búsqueda rápida en todas las minutas de reuniones y otros documentos, a través de palabras claves. Esta ubicación central puede ayudar a ahorrar tiempo, estar focalizado y poder realizar el trabajo, en lugar de revisar minutas de meses atrás sin éxito.

Revisar y aprobar

Después de haber creado las minutas y haberlas publicado mediante el envío de la información importante y luego de haberla puesto en una ubicación central y fácil de acceder, el gerente de proyecto debe estar seguro que ha sido revisada y aprobada por las personas pertinentes. Esto incluye a las personas que participaron en la reunión y también a los involucrados que necesitan revisar ciertas decisiones o acciones discutidas en la misma.

Este paso de revisión y aprobación no se debe saltar. La memoria puede fallar y hay situaciones en que dos personas se van de la misma reunión con dos diferentes ideas sobre lo que pasó. Una semana después, ellos probablemente no recordarán nada de la reunión o quizás tengan ideas completamente nuevas sobre lo que fue decidido en ella. La revisión mantendrá todo fresco en sus mentes y la aprobación confirmará que todos están en la misma página sobre lo ocurrido en la reunión.

Fuente: http://www.projectmanagement.com/articles/281310/Taking-Effective-Minutes

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