Las organizaciones están en constante análisis de sus procesos o workflow, buscan día a día su eficiencia, eficacia, reducción o eliminación de tiempos innecesarios y recursos; tratando así, de mejorar y optimizar -estos, que a su vez, están inmersos dentro de una organización que debe lograr mejorar la gestión de ésta.

Es por eso, que la gestión de procesos busca un análisis periódico de la manera en que se realizan las actividades y procesos, optimizando estos, y sin dejar de lado que el objetivo de los procesos es satisfacer las necesidades de un usuario que se encuentra dentro de una organización.

Logramos cerrar las brechas de los procesos en cuanto a:

Entendimiento parcial de los procesos, por parte de los responsables de éstos.

Comprensión. Los analistas de las organizaciones no comprenden bien el negocio por lo que no pueden hacer preguntas adecuadas para tener acceso a la información de los procesos.

Vocabulario de negocio. Diferencias de vocabulario entre los analistas y los responsables de los procesos.

Técnicas y metodologías. El analista escoge técnicas de levantamiento de procesos de acuerdo a su experiencia.

La gestión de procesos debe ser funcional también a la cultura de la empresa, no puede plantearse una optimización de procesos sin entender cabalmente el componente humano que existe en la empresa.